Toda corporação, independente do tamanho, passa por momentos de crise. Pode ser uma informação que vazou na hora errada ou um erro de natureza humana ou técnica. Nenhum diretor quer passar por isso, mas o importante é saber agir em situações assim.

Quando ocorrer um fato negativo, comunique imediatamente o assessor de imprensa e organize um comitê de contingência com diretores, gerentes, presidente e assessores, pessoas que, de uma forma ou de outra, ajudarão a empresa neste momento. O assessor e este comitê serão responsáveis pelo gerenciamento da crise.

Fale sempre! O porta-voz da empresa deve estar disponível para falar com a imprensa. Frases feitas como “sem comentários” ou “nada a declarar” só pioram a situação. Caso não detenha a resposta, esclareça que irá verificar e retornar o quanto antes. E oriente os demais colaboradores e não se pronunciarem sobre o caso e direcionarem as perguntas ao assessor de imprensa, que irá organizá-las e alinhar o contato da mídia com o porta-voz.

Previna-se para perguntas impertinentes e constrangedoras, preparando respostas convincentes e definitivas junto com seu assessor. Junte fatos e dados concretos para evitar especulações, boatos e informações duvidosas.

Em situações-limite, como acidentes ou denúncias, pode-se emitir um comunicado oficial. O comunicado dá ciência do ocorrido, explica os fatos e informa as providências. O assessor de imprensa será responsável pela redação do comunicado e envio aos jornalistas, e o porta-voz da empresa precisa estar disponível para as demandas de entrevistas que surgirem.

Direto de resposta – Como todas as instituições, a imprensa é falível. Se alguma informação for publicada incorretamente, a melhor solução é negociar a correção. O assessor pode propor ao editor do veículo uma errata ou a publicação de uma nota retificando os dados. Mas antes de qualquer ação, analise com a assessoria de imprensa a validade de retomar um tema desagradável à organização. Muitas vezes, vale mais deixar a assunto “esfriar” do que “jogar lenha na fogueira”.

Lembre-se: o importante é que empresa e assessor estejam bem alinhados e prezem sempre pela transparência.