Um evento bem-sucedido não se mede apenas pelo público que compareceu no dia, mas pela repercussão que ele gera antes, durante e depois – na mídia, nas redes e na percepção do mercado sobre a sua marca. É aí que entra a assessoria de imprensa: ela transforma o seu evento em pauta relevante para jornalistas e criadores de conteúdo, amplia o alcance para além de quem esteve presente e ajuda a atrair patrocinadores e parceiros para as próximas edições.
Festivais, shows, lançamentos, feiras, congressos e eventos corporativos têm um calendário concentrado e uma janela curta de atenção do público e dos veículos de comunicação. Por isso, quanto mais estruturado for o trabalho de assessoria, maior o retorno sobre o investimento feito no seu evento.
Experiência da Vocali com diferentes tipos de evento
Esse retorno não é teórico: a Vocali tem experiência direta na assessoria de imprensa de eventos corporativos, grandes exposições itinerantes e shows e festivais de grande público, com resultados que comprovam o impacto desse trabalho.
Eventos culturais e itinerantes
A Vocali foi responsável pela assessoria de imprensa da CowParade Santa Catarina, da Elephant Parade Florianópolis e da Jaguar Parade Florianópolis – exposições públicas e internacionais de arte que reúnem esculturas de grande porte e atraem forte interesse da mídia e do público.
Na CowParade SC, o resultado de mídia foi reconhecido internacionalmente: à época, o CEO do evento declarou que, entre todas as edições até então já realizadas pelo mundo, a CowParade SC foi a que teve o maior volume de inserções na mídia.
Também na Elephant Parade e na Jaguar Parade, o trabalho de assessoria cobriu todas as etapas do evento – antes, durante e depois –, incluindo coletivas de imprensa e acompanhamento dos leilões das esculturas ao final da exposição.
Eventos de entretenimento e grandes shows
No segmento de entretenimento, a Vocali atuou na assessoria de imprensa de festivais como Creamfields Brasil e de shows de grandes nomes internacionais da música, como Amy Winehouse, Bruno Mars e David Guetta, além de artistas consagrados no cenário nacional, como Exaltasamba, Victor & Leo, Zeca Pagodinho, Arlindo Cruz e Diogo Nogueira.
Esse tipo de evento exige um ritmo de trabalho ainda mais intenso: alto volume de credenciamento de imprensa, atenção redobrada durante a realização do show, organização e acompanhamento direto da imprensa em tempo real, e agilidade para aproveitar o pico de interesse do público logo após o evento.
Eventos corporativos e para associações profissionais
Além dos eventos culturais e de entretenimento, a Vocali também presta assessoria de imprensa para uma ampla variedade de eventos corporativos – muitos deles promovidos por associações e voltados a públicos profissionais específicos, como congressos e encontros da área da saúde, do direito, da educação e de outras categorias profissionais.
Nesses eventos, o trabalho de assessoria costuma ter um componente técnico maior: é preciso entender a linguagem e os temas relevantes para aquele público especializado e traduzir o conteúdo do evento para os veículos certos – sejam veículos de negócios, sejam publicações especializadas do setor.
Como a Vocali estrutura a cobertura do seu evento
Esse retorno é fruto de um processo das três etapas – antes, durante e depois do evento – pensado para que o esforço de comunicação continue rendendo resultado muito além do dia em si. Mesmo que “cada evento seja um evento”, com público, formato e objetivos diferentes, esse processo se repete e é o que garante bons resultados de imprensa.
Antes do evento: construir expectativa e organizar a cobertura
Antes do evento, o objetivo é atrair o público-alvo divulgando atrações, características e diferenciais para os veículos de comunicação certos. Nesta etapa, o assessor também cuida da abertura e aprovação do credenciamento de imprensa, atendendo às demandas de fotógrafos, repórteres e influenciadores/criadores de conteúdo que vão cobrir o evento – hoje, cada vez mais relevantes na cobertura ao lado da imprensa tradicional.
É esse trabalho de antecipação que garante que, quando as portas do seu evento abrirem, a imprensa já esteja mobilizada e interessada em cobri-lo – em vez de você precisar correr atrás de espaço editorial de última hora.
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Durante o evento: cobertura em tempo real
Durante o evento (festa, show, feira, congresso, exposição, lançamento…), a equipe de assessoria faz a cobertura integral: acompanha os jornalistas e criadores de conteúdo presentes, orienta fotógrafos, organiza entrevistas com os porta-vozes ou atrações e resolve o que for preciso – porque, na hora do evento, imprevistos sempre acontecem. Em eventos híbridos ou transmitidos ao vivo, a assessoria também apoia a cobertura remota para quem acompanha de fora.
Do seu lado, isso significa não perder nenhuma oportunidade de cobertura por falta de suporte no local: cada jornalista, criador de conteúdo ou fotógrafo presente é uma chance a mais de visibilidade para o seu evento.
Depois do evento: divulgação e mensuração de resultados
Encerrado o evento, é hora de selecionar os melhores registros e divulgá-los para colunas, blogs, sites, jornais e revistas sem perder o timing. Também é produzido o release pós-evento – material de apoio tanto para os jornalistas que cobriram o evento presencialmente quanto para os que não puderam ir.
O próximo passo é monitorar os veículos, fazer a clipagem do que foi publicado e consolidar um relatório de resultados para o cliente. É esse relatório que você vai usar para justificar o orçamento investido, negociar patrocínio para a próxima edição e provar, com dados, o retorno que a comunicação trouxe para o seu evento.
Seguindo essas três etapas e trabalhando com um mailing de imprensa construído com base em relacionamento com a imprensa e com veículos e profissionais voltados para o tema de cada evento, é possível conseguir bons resultados de cobertura.
Perguntas frequentes sobre assessoria de imprensa para eventos
Com quanto tempo de antecedência devo contratar a assessoria de imprensa para um evento?
O ideal é começar o trabalho com pelo menos 45 a 60 dias de antecedência, para dar tempo de construir a pauta, negociar credenciamento e despertar o interesse dos veículos antes da data do evento.
Assessoria de imprensa para eventos cobre apenas veículos tradicionais?
Não. Hoje a cobertura de eventos combina imprensa tradicional (jornais, revistas, TV, rádio) com criadores de conteúdo e redes sociais, que ajudam a ampliar o alcance do evento em tempo real.
É preciso assessoria de imprensa mesmo em eventos menores ou corporativos?
Sim. Eventos menores e corporativos também se beneficiam de uma cobertura bem planejada, principalmente quando o objetivo é gerar credibilidade e visibilidade para a marca, e não apenas público no dia do evento. Além disso, os resultados de inserções na imprensa ajudam na busca por patrocinadores para as próximas edições.
Quer que o retorno do seu próximo evento apareça na imprensa, não só na lista de convidados? Solicite uma proposta e conte com a Vocali.
